Kế hoạch Thời gian & Hành động (TNA) dành cho Nhân viên Kinh doanh trong Ngành May mặc: Hướng dẫn Toàn diện

Kế hoạch thời gian và hành động (TNA hoặc T&A plan) là gì?​

Kế hoạch thời gian và hành động là một lịch trình hoặc lộ trình chi tiết phác thảo các nhiệm vụ, hoạt động và thời hạn cụ thể cần thiết để hoàn thành đơn đặt hàng của người mua trong một khoảng thời gian nhất định. Kế hoạch thời gian và hành động của người quản lý hàng hóa là một công cụ hữu ích để theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày hoặc các nhiệm vụ khác nhau cần phải thực hiện để hoàn thành đơn đặt hàng. Quá trình này liên quan đến nhiều bộ phận và nhiều người khác nhau trong sản xuất. Do đó, kế hoạch thời gian và hành động này giúp người quản lý hàng hóa phân tích từng hoạt động riêng lẻ dưới các khía cạnh sau:

• Nên bắt đầu khi nào?
• Khi nào thì kết thúc?
• Quá trình thực hiện có đúng theo kế hoạch không?
• Hoạt động này có sai lệch gì không?

Tại sao kế hoạch thời gian và hành động lại quan trọng đối với người bán hàng?​

Việc lập kế hoạch thời gian và hành động cho người phụ trách trưng bày sản phẩm là rất quan trọng. Quá trình này quan trọng vì một số lý do sau:

1. Kế hoạch thời gian và hành động giúp người bán hàng thường xuyên kiểm tra chéo từng hoạt động liên quan đến một đơn hàng cụ thể.
2. Kế hoạch thời gian và hành động là một biểu diễn trực quan. Do đó, nó giúp người bán hàng hiểu được thông tin từ đó mà không cần bất kỳ kiến thức chuyên môn nào.
3. Kế hoạch thời gian và hành động giúp người bán hàng lập ra danh sách việc cần làm hàng ngày và thực hiện từng việc một.
4. Các quy trình lập kế hoạch TNA có thể được thực hiện định kỳ để theo dõi xem đơn hàng có đang được tiến hành đúng tiến độ hay sẽ bị chậm trễ.
5. Kế hoạch TNA giúp người bán hàng xác định các điểm nghẽn tiềm năng trong quá trình sản xuất.

Yêu cầu về Kế hoạch Thời gian & Hành động (TNA):​

Người phụ trách bán hàng cần những thông tin sau để lập kế hoạch thời gian và hành động:

1. Quy trình đặt hàng chi tiết từ khâu lấy mẫu đến khâu giao hàng, với các nhiệm vụ cần thực hiện ở mỗi công đoạn.
2. Năng lực sản xuất chi tiết của các bộ phận khác nhau trong đơn vị. Trong một số trường hợp, người bán hàng cũng cần biết năng lực sản xuất của nhà cung cấp.
3. Thông tin chi tiết về thời gian giao hàng dự kiến của các loại nguyên vật liệu và thời gian dự phòng cần thiết cho mỗi bộ phận.
4. Những phức tạp về mặt thiết kế ở từng cấp phòng ban, cả về khía cạnh kỹ thuật lẫn thời gian xử lý công việc của các phòng ban khác nhau.
5. Thời gian vận chuyển, giao hàng và sử dụng dịch vụ hậu cần của khách hàng cụ thể, cũng như ngày giao hàng chính xác.
6. Khả năng trang bị các máy móc hoặc công nghệ đặc biệt và những ảnh hưởng tiềm tàng của chúng.
7. Thông tin về các ngày lễ địa phương và quốc gia mà công ty của người đó tuân thủ, cũng như chi tiết về các ngày lễ của khách hàng hoặc nhà cung cấp, những người mà họ nhập khẩu nguyên liệu thô hoặc cần giao sản phẩm.
8. Các vấn đề phức tạp liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng và sản xuất các phụ kiện và chi tiết trang trí.
9. Chính phủ và các chính sách chính trị của các quốc gia liên quan
10. Thời gian phản hồi của khách hàng hoặc người mua ở các giai đoạn khác nhau.

Các yếu tố cần xem xét khi lập kế hoạch thời gian và hành động:​

Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi lập kế hoạch thời gian và hành động.

1. Hạn chót cho việc vận chuyển hàng hóa.
2. Thời gian phản hồi từ người mua ở các giai đoạn khác nhau.
3. Sự ổn định chính trị của đất nước.
4. Những khó khăn trong sản xuất vải và phụ kiện.
5. Thời gian giao hàng do người mua ước tính.
6. Lễ hội của quốc gia nhập khẩu nguyên liệu thô.
7. Ngày lễ
8. Kiểu dáng sản phẩm.
9. Thời gian thực hiện các hoạt động khác nhau như thanh toán thư tín dụng, thủ tục hải quan, v.v.
10. Tính linh hoạt của công ty giao nhận vận tải.
11. Mỗi bộ phận cần có một lượng dự phòng nhất định.
12. Những rắc rối về phong cách.
13. Cơ sở vật chất hậu cần.
14. Chi tiết vận chuyển.
15. Lễ hội của các nước sản xuất công nghiệp.
16. Năng lực sản xuất của nhà máy.

Phương pháp xây dựng kế hoạch thời gian và hành động:​

Kế hoạch thời gian và hành động có thể được phát triển bằng nhiều phương pháp khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu. Có hai phương pháp phổ biến để phát triển quy trình thời gian và hành động.

1. Biểu đồ Gantt.
2. Sơ đồ mạng.

1. Biểu đồ Gantt:​

Biểu đồ Gantt là một loại công cụ lập kế hoạch dự án được sử dụng để thể hiện thời điểm cần hoàn thành các nhiệm vụ để hoàn tất một công việc. Biểu đồ Gantt được Henry Gantt phát triển như một cách để trực quan hóa tiến độ của dự án. Từ năm 1910, các biểu đồ cột này đã trở thành một phần không thể thiếu trong việc quản lý dự án.

2. Sơ đồ mạng:​

Sơ đồ mạng thường được sử dụng cho mục đích lập kế hoạch dự án, phương pháp khoa học này cũng có thể được áp dụng cho quy trình lập kế hoạch đặt hàng may mặc. Có hai phương pháp được sử dụng trong sơ đồ mạng.

• Phương pháp đường găng (CPM)
• Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình (PERT)

Thời gian dự kiến hoàn thành cho các hoạt động chính khác nhau:​

Số sê-ri	Tên quy trình	Chi tiết thời gian giao hàng
1	Phê duyệt vải	Đối với phương pháp nhúng mẫu trong phòng thí nghiệm – 15 ngày cho một lần duy nhất (tùy thuộc vào yêu cầu chất lượng và cơ sở vật chất hiện có, nhà phân phối có thể trồng trong vòng 10-30 ngày).
2	Các bản in, đường viền và phụ kiện	Thời gian phê duyệt bắt buộc là 15-25 ngày. Nếu sử dụng các kiểu dáng phức tạp/chất liệu đặc biệt, thời gian có thể kéo dài đến 30 ngày.
3	FPT	Thông thường, việc kiểm định được thực hiện bởi bên thứ ba (người mua đề xuất các tổ chức kiểm định được quốc tế công nhận). Thời gian giao hàng dự kiến từ 5 ngày đến 1 tuần.
4	Tìm nguồn cung ứng vải và phụ liệu	Đây là một quy trình rất tốn thời gian, bao gồm phê duyệt mẫu dệt và mẫu nhuộm trong phòng thí nghiệm, phê duyệt đường viền và bản vẽ, và phê duyệt FPT. Thời gian giao hàng cho sản phẩm nhuộm màu đồng nhất là 30 ngày. Nhuộm sợi - 45 ngày. Thời gian nhuộm vải: 55-60 ngày. Có thể được đưa ra như một khoảng thời gian chuẩn bị trong kế hoạch TNA. Đối với việc tìm nguồn cung ứng nguyên liệu cắt tỉa dựa trên nguồn cung và địa điểm thu mua, thời gian giao hàng có thể từ 30 đến 45 ngày.
5	Bộ phận sản xuất	Việc chậm trễ từ phía bộ phận thu mua sẽ được xem xét. Dựa trên độ phức tạp của quy trình tìm nguồn cung ứng, có thể dành thêm thời gian dự phòng cho bộ phận cắt. Bộ phận sản xuất bắt đầu làm việc ngay ngày hôm sau kể từ khi bộ phận cắt bắt đầu. Dựa trên hiệu quả và năng lực sản xuất của nhà máy, thời gian sản xuất cho mỗi bộ phận có thể được phân bổ bằng cách xem xét ngày giao hàng.

Phần kết luận:​

Tóm lại, kế hoạch thời gian và hành động xác định ngày hoặc khoảng thời gian tốt nhất để các hành động chính của đơn hàng diễn ra so với lịch giao hàng dự kiến. Thông thường, người quản lý bán hàng sẽ lập danh sách các hành động cần thực hiện trong một đơn hàng trên bảng tính, cột đầu tiên ghi ngày hoàn thành dự kiến, và cột tiếp theo ghi ngày hoàn thành thực tế. Tuy nhiên, trong bài viết này, tôi đã cố gắng trình bày một cách đơn giản nhất về kế hoạch thời gian và hành động dành cho người quản lý bán hàng. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về bài viết này, vui lòng hỏi tôi trong phần bình luận.

Tài liệu tham khảo:​

1. Belal, PD (2016). Hiểu về ngành dệt may dành cho người kinh doanh hàng dệt. Dhaka: LB Graphics and Printing.
2. Corbman, BP (1987). Từ sợi dệt đến vải. Singapore: Nhà xuất bản McGraw Hill.
3. Kadolph, SJ (2006). Dệt may. New Delhi: Pearson Education.
4. Rathinamoorthy, RS (2018). Kinh doanh hàng may mặc. Chennai: Woodhead Publishing India Pvt. Ltd.

Nguồn: www.textileblog.com